ITALY WORLD GAMES – CONDITIONS GENERALES D’INSCRIPTION

1. Inscription

1.11 Conditions de participation

Tous les clubs, membres d’une association nationale reconnue par la fédération internationale de leur sport, peuvent participer à l'Italy World Games. Dans les pays où le sport peut être enseigné par les établissements scolaires, nous autorisons également à participer les équipes membres de leur fédération sportive scolaire.

1.12 Nombre de joueurs par équipe
Il n’y a pas de limite de joueurs par équipe. Cependant, le nombre de participants maximum à une rencontre est limité comme indiqué dans le Règlement Sportif spécifique du sport pratiqué. On recommande aux joueurs d’utiliser les mêmes numéros de maillots pour toutes les rencontres.

1.13 Nombre d’équipes dans le tournoi
L’organisation de l'Italy World Games ne peut accepter toutes les demandes d’inscription, elle se réserve donc le droit de refuser certaines équipes. Les équipes qui payeront en premier les frais d’inscription seront prioritaires. Un club peut inscrire 3 équipes par catégorie maximum sauf dérogation.

1.14 Accompagnateurs
L’organisation de l'Italy World Games permet aux parents, fans ou adhérents d’un club de suivre leur équipe en les aidant à trouver un hébergement dans la région de Rome. Pour profiter de cette aide et pour pouvoir suivre au plus proche votre club et l’accompagner dans son aventure Italy World Games, il suffit de nous envoyer un mail à info@italyworldgames.com.

2. Documents Obligatoires

2.11 Assurance
Tous les joueurs doivent être assurés sur les terrains de sport là où tous les membres de la délégation (joueurs et accompagnants) doivent avoir une assurance responsabilité civile. Par ailleurs, l’organisation pourra demander au responsable de chaque club de lui fournir l’attestation d’assurance en responsabilité civile de la structure avec laquelle il participe. Par ailleurs, les équipes doivent noter que les ressortissants de pays qui n’ont pas d’accord d’assurance avec l'Italie (type Carte Européenne d’Assurance Maladie) doivent souscrire à une assurance médicale complémentaire.

2.12 Certificat médical
A défaut de présentation d’une licence de sa fédération, les clubs doivent être en possession pour chaque joueur d’un certificat médical de non contre-indication à la pratique du sport dans lequel ils participent à l'Italy World Games. La présentation de ce certificat médical pourra être demandée par l’organisation lors du contrôle visuel.

2.13 Pièce d’identité
Tous les participants à l'Italy World Games doivent être en mesure de présenter un justificatif officiel d’identité à tout moment de la compétition. La notion de justificatif officiel d’identité étant entendue au sens d’une pièce émise par une administration officielle de l’Etat dont la personne concernée est ressortissante faisant figurer une photographie d’identité. En cas de contestation relative à l’authenticité de la pièce fournie, la personne concernée devra fournir un passeport ou une carte d’identité en cours de validité dans les 24 heures suivant la réception de la notification de la contestation sous peine d’exclusion de la compétition. La notification de cette contestation pourra être effectuée par tous moyens.

2.14 Transports jusqu’à Rome
Les équipes dont le siège social est situé en dehors de la région de Latina doivent impérativement renseigner le mode de transport utilisé jusqu’au site d’accueil dans l’espace club du site web. Les équipes doivent également y indiquer leurs horaires d’arrivée et de départ ainsi que le numéro de vol ou du train pour celles qui utilisent ces modes de transports. Ces informations doivent être renseignées au plus tard le 15 mars. L’organisation pourra demander aux équipes de leurs fournir une copie des titres de transport. Les équipes n’ayant pas renseigné ces informations à cette date ne pourront pas figurer parmi la liste des équipes participantes dans l’onglet sportif du tournoi.

2.15 Visas
Les équipes provenant de pays nécessitant des visas pour voyager en Italie devront fournir une copie des visas au plus tard le 1er mars. Les équipes n’ayant pas renseigné ces informations à cette date ne pourront pas figurer parmi la liste des équipes participantes dans l’onglet sportif du tournoi. L’organisation peut fournir une assistance dans les démarches consulaires par le biais d’une invitation officielle ou par la production de documents renseignant les modalités de prise en charge de l’équipe à Rome pendant l’événement mais ne pourra aucunement être tenue pour responsable de tout refus de délivrance de visas ou de tous frais qui en résulterait.

3. Paiements

3.11 Dates des paiements
01/09 : ouverture des inscriptions.
14/04 : date limite des inscriptions et de réception des derniers paiements. Aucune inscription ne sera enregistrée par l'Italy World Games sans le paiement de l’acompte correspondant. L’organisation de l'Italy World Games se réserve le droit de refuser la présence de l’équipe lors de l’événement si la totalité du prix du séjour n’est pas payée avant la date prévue et conservera les sommes versées au titre des pénalités d’annulation. Quelle que soit la date d’inscription, le montant correspondant aux frais d’inscription d’une équipe est demandé au moment de l’inscription.

Pour les inscriptions intervenant après le 14/04, un acompte de 30 % du prix total du séjour est impérativement demandé au moment de l’inscription. La totalité du prix du séjour devra être payée au plus tard trente (30) jours après l’inscription. Pour les inscriptions intervenant moins de (30) jours avant la date du départ, la totalité du prix du séjour est due à l'Italy World Games au moment de l’inscription.

Conformément à l’article L.121-20-4 du code de la consommation, les équipes inscrites à l'Italy World Games ne bénéficient pas du délai de rétractation de sept jours.

3.12 Compte bancaire Italy World Games
Tous les paiements doivent être faits en EUROS vers le compte bancaire de l'Italy World Games dont les coordonnées figurent ci-après.

PARIS WORLD GAMES SAS.
BNP Paribas France.
IBAN code : FR76 3000 4008 2300 0106 4407 703.
BIC/SWIFT : BNPAFRPPXXX.

Merci de noter que toutes les transactions bancaires doivent être réalisées par les clubs ou des agences agréées par l’organisation.

3.13 Prestations communes à toutes les formules
Toutes les formules comprennent :
Participation au tournoi
Accès aux terrains Italy World Games
Une récompense

3.14 Prestations relatives aux formules avec hébergements
La plupart des formules avec hébergement comprennent :
5 nuits d’hébergement du 30 juin au 4 juillet.
14 repas du dîner du 30 juin au petit-déjeuner du 4 juillet.
la navette depuis les lieux d’hébergement vers les terrains les jours de compétition.

Des formules plus courtes sont proposées dans certains cas spécifiques. Le détail des prestations à prendre en compte pour ces formules est celui qui accompagne l’offre.

Les formules en internat ne comprennent pas le petit-déjeuner.

3.15 Nuits supplémentaires
Il est possible pour les clubs de prendre des nuits supplémentaires auprès de l’organisation. Il est important de noter pour les clubs concernés que ces nuits supplémentaires ne donnent aucun accès direct au prolongement des formules de restauration et de transports prévues pendant la semaine. Celles-ci peuvent être souscrites en option auprès de l’organisation.

3.16 Options
L'Italy World Games propose aux clubs de souscrire à différentes options (transferts aéroports, nuits supplémentaires, repas additionnels, pass transports,…). La souscription à ces options ne donne aucunement le droit aux prestations précitées si elles n’ont pas été souscrites.

4. Modifications

4.11 Modifications sans frais
Les équipes peuvent demander à ajouter des participants ou à changer de type d’hébergement jusqu’au 1er mars. L’organisation essaiera de satisfaire les demandes des équipes dans la mesure des places disponibles. Dans l’hypothèse où la modification ne pourrait être satisfaite, l’organisation notifiera par tous moyens les équipes de cette impossibilité. Les équipes auront alors la possibilité de conserver leur place dans la formule préalablement réservée ou d’annuler aux conditions prévues à l’article 5 des présentes Conditions Générales d’Inscription.

4.12 Réduction du nombre de participants
Toute réduction du nombre de participant équivaut à une annulation partielle. Par ailleurs, le renoncement à l’une des prestations souscrites par les équipes ne pourra faire l’objet d’aucun remboursement dans des conditions différentes de celles prévues à l’Article 5 des présentes Conditions Générales d’Inscription.

4.13 Options et nuits supplémentaires
Toute option ou nuit supplémentaire souscrite est due. Passé le 1er mars, toute modification substantielle des horaires des transferts aéroports équivaut à une annulation. La date limite pour souscrire à une option ou à une nuit supplémentaire est le 1er mai.

4.14 Modification du fait de l’organisation

L’organisation peut être amenée à modifier de façon unilatérale le lieu d’hébergement d’une équipe jusqu’à sa date d’arrivée sous réserve de la reclasser dans un hébergement d’une gamme au moins équivalente. L’organisation devra notifier l’équipe concernée par tout moyen dans les meilleurs délais.

5. Annulations

5.11 Annulation du fait des équipes
Toute notification d’annulation doit être faite par lettre recommandée avec avis de réception auprès de: PARIS WORLD GAMES 38 rue Guynemer 75006 PARIS. Le cachet de la poste fait foi pour déterminer la date d’envoi. Dans tous les cas, l’organisation de l'Italy World Games retiendra des frais de pénalités calculés sur le prix total des devis souscrits par la délégation et variant en fonction de la date d’annulation, selon les conditions ci-après.

Frais d’annulation retenus
Avant le 01/03 => 10%
Du 02/03 au 15/04 => 25%
Du 16/04 au 10/05 => 50%
Après le 11/05 =>100%

Date d’envoi de la Lettre Recommandée avec Accusé de Réception

L’inscription équipe n’est jamais remboursée quelle que soit la date d’annulation.

Si vous avez souscrit un pack assurance, son montant ne pourra pas vous être remboursé. En cas d’annulation de votre fait, il vous appartient de réaliser les démarches auprès de votre assureur y compris si vous avez souscrit une assurance via notre partenaire.

5.12 Annulation du fait de l’organisation et cas de Force Majeure
Dans l’hypothèse où le tournoi ne peut se dérouler ou est retardé, pour des raisons indépendantes du contrôle des organisateurs (cas de Force Majeure) ou résultant de faits qui ne sont pas imputables à la négligence grossière ou à une erreur manifeste des organisateurs, l’organisation de l'Italy World Games ne pourra être tenue pour responsable auprès des délégations pour les dommages subis. Les dommages subis étant entendus comme les pertes financières ou matérielles telles que les dépenses de billets de transports, les dépenses d’hébergement ou autres dépenses consenties dans le cadre du séjour de la délégation. Dans de pareilles circonstances, l’organisation se réserve la possibilité de garder tout ou partie des frais d’inscription et/ou d’hébergement s’ils ont déjà été perçus par des tiers ou de les rétribuer sous forme d’avoir pour une participation future de la délégation à l'Italy World Games. L’organisation s’efforcera toutefois par tous moyens de rembourser les coûts qui n’ont pas encore été perçus par des tiers. L’organisation de l'Italy World Games n’est en aucun cas responsable pour les blessures ou pertes économiques engendrées par tout conflit armé, actes terroristes, grèves, ou tous autres actes dépendant des autorités publiques.

5.13 Cas des refus de visas
La décision par des autorités consulaires de ne pas délivrer de visas pour tout ou partie de la délégation n’emporte aucun droit à un remboursement spécifique pour la délégation concernée. Les conditions prévues aux articles 4 et 5 des présentes Conditions Générales d’Inscription s’appliquent de plein droit à ces situations, quels que soient les motifs de ce refus et quelle que soit la qualité ou le nombre des personnes concernées par ces refus.

6. Règlement intérieur
L’organisation tient à rappeler aux équipes que les responsables de la délégation sont garants du bon comportement de l’ensemble des membres de la délégation. L’organisation rappelle que l’équipe est notamment liée par les règlements suivants.

6.11 Sur les lieux d’hébergement
Les équipes s’engagent à prendre connaissance du règlement intérieur de leur lieu d’hébergement et à s’y conformer. Il appartient aux hébergements de les faire appliquer aux participants comme à l’ensemble de leurs clients, au travers parfois de cautions notamment, leurs décisions n’engageant en rien l’organisation de l'Italy World Games. En tout état de cause, les lieux d’hébergement doivent être des lieux silencieux entre 22h et 8h. Les accompagnateurs doivent être particulièrement vigilants sur ce point. Un majeur responsable de la délégation devant se trouver en permanence à proximité des enfants.

6.12 Sur les lieux de restauration
Les équipes s’engagent à prendre connaissance du règlement intérieur des lieux de restauration et à s’y conformer. Il appartient aux lieux de restauration de les faire appliquer aux participants comme à l’ensemble de leurs autres utilisateurs, leurs décisions n’engageant en rien l’organisation de l'Italy World Games.

6.13 Vis-à-vis des membres de l’organisation
Les équipes s’engagent à prendre connaissance de l’ensemble des Conditions Générales d’Inscription qui les engagent vis-à-vis de toutes les composantes de l’organisation de l'Italy World Games. L’organisation rappelle que l'Italy World Games sont organisées dans des valeurs de fraternité, de respect et d’échange qui doivent primer en toutes circonstances.

6.14 Lois italiennes sur l’alcool et le tabac
Il est important de noter que l’ensemble des Lois italiennes s’appliquent à toutes les équipes quelle que soit leurs nationalités, et cela dès leur entrée sur le territoire. L’ensemble de ces lois peut être trouvé auprès des autorités compétentes. L’organisation tient à rappeler que la Loi italienne interdit la consommation de tabac dans tous les lieux à usage collectif et que cette interdiction s’applique également aux enceintes sportives. Il est par ailleurs interdit de se trouver en état d’ébriété sur la voie publique.

7. Transport

7.11 Validité du Pass Transport Italy World Games
L’accès aux transports du tournoi à Latina est inclus pour les participants ayant souscrit un hébergement durant le tournoi. Les trajets concernés sont un aller-retour le jour des matchs entre les lieux d’hébergement et les terrains.

7.12 Transferts Gare/Aéroport
Les transferts de l'aéroport ou de la gare aux lieux d’hébergement sont en option. Nous invitons les clubs qui le souhaitent à prendre contact avec l’organisation pour toute question ou information sur ce sujet. Nous sommes joignables à l’adresse info@italyworldgames.com. Les clubs pourront noter que les transferts font référence aux allers et retours depuis l’Aéroport de Rome. Les tarifs de ces transferts sont disponibles sur devis.

8. Assurance

8.11 Assurance de l’organisation
L'Italy World Games ont souscrit un contrat d’assurance en responsabilité civile avec la compagnie MAIF. Les garanties au titre de l’annulation ou de l’interruption, des accidents corporels ainsi qu’en cas de décès n’étant pas incluses dans les prestations proposées par l'Italy World Games, l’organisation vous conseille vivement de souscrire une assurance complémentaire. L’organisation peut être jointe à l’adresse info@italyworldgames.com pour vous fournir tout renseignement sur le sujet. L’organisation rappelle qu’elle n’est pas responsable des vols ou dégradations de biens et recommande aux équipes de ne laisser aucun objet de valeur ou argent sans surveillance durant le tournoi que ce soit dans les hébergements, dans les vestiaires ou sur les terrains.

8.12 Responsabilité du fait de nos prestataires
Si l’organisation de l'Italy World Games travaille avec des prestataires soigneusement choisis selon des critères établis, elle ne se substitue pas à la responsabilité et à l’assurance de ses prestataires.

8.13 Responsabilité du fait des équipes
La responsabilité et l’assurance de l’organisation ne se substituent pas à celles des équipes pour tout dommage qu’elles causeraient à d’autres participants, aux prestataires ou à des Tiers.

9. Règlement sportif général

9.11 Cadre réglementaire et Règlements sportifs spécifiques
Le tournoi est joué selon des règlementations de la fédération internationale ou de la fédération italienne du sport concerné.
Le règlement sportif spécifique à chaque discipline est communiqué sur la page de la discipline sur le site internet.

9.12 Dispenses
Des dispenses sont accordées dans les tournois féminins. Les équipes pourront participer avec 2 joueuses nées au maximum une année civile avant la catégorie dans laquelle l’équipe est inscrite. Les filles peuvent jouer dans les équipes garçons jusqu’à la catégorie U15. Les équipes des pays utilisant la règle du 31 août pourront utiliser des joueurs nés entre le 1er septembre et le 31 décembre de l’année civile avant la catégorie dans laquelle l’équipe est inscrite. Les équipes participant à des tours peuvent bénéficier des dispenses accordées par d’autres tournois sous réserve d’obtenir une dérogation écrite de l’organisation qu’il faudra présenter avant chaque rencontre.

9.13 Arbitres
Les rencontres sont arbitrées par des arbitres officiels venant de différents pays. A titre exceptionnel, les arbitres officiels peuvent être remplacés par des arbitres volontaires de l’organisation, ceux-ci ayant les mêmes fonctions dès leur nomination sur le match. Les nominations peuvent être notifiées par tous moyens par l’organisation.

9.14 Cas des exclusions, des suspensions
L’organisation peut être amenée à prononcer des sanctions sportives allant jusqu’à l’exclusion du tournoi. Conformément au code du sport, ces sanctions devront être motivées et respecter le principe du contradictoire. Un barème propre à chaque discipline est établi par l’organisation pour encadrer ces sanctions. Ces sanctions étant complémentaires et non-concurrentes des mesures de polices qui peuvent être prises par les autorités.

9.15 Nombre de matchs
Les équipes disputent un minimum de 4 matchs. Une victoire rapporte 3 points, une égalité rapporte 1 points, une défaite 0 point, une pénalité rapporte -1 point. Les deux premiers de chaque poule vont en Tournoi A, les équipes classées après la 2ème place joueront en Tournoi B. Durant la Phase Finale, les matchs sont à élimination directe.

9.16 Récompenses
Chaque joueur reçoit une récompense. Pour les vainqueurs, l'Italy World Games Trophy sera décerné (médaille d’Or). Pour les équipes finalistes ou atteignant les demi-finales, un trophée sera également décerné (médaille d’Argent et de Bronze).

9.17 Engagements et horaires des rencontres
Les horaires et lieux officiels des coups d’envoi sont ceux indiqués par l’application officielle de l'Italy World Games. Ces éléments sont susceptibles d’être modifiés sous réserve d’une notification par l’organisation dans un délai suffisant. Les équipes doivent être présentes sur le lieu de la rencontre au minimum 30 minutes avant l’horaire du coup d’envoi. Toute équipe absente à l’horaire du coup d’envoi sera considérée comme déclarant forfait. Le forfait entrainant la perte de la rencontre et une pénalité pour l’équipe absente (-1 point en phase de groupe et élimination lors des phases finales). L’équipe présente sera alors considérée comme gagnante et se verra attribué un nombre de points/buts en fonction du règlement sportif spécifique de la discipline concernée.

9.18 Contrôle visuel à l’enregistrement
Chaque joueur doit être en mesure de prouver son âge et son identité au moment de l’enregistrement de l’équipe dans le tournoi. Lors de l’enregistrement, il devra présenter les documents prévus à l’article 2 des présentes Conditions Générales d’Inscription. Il lui sera alors remis un bracelet de couleur correspondant à la catégorie dans laquelle il doit participer.

9.19 Contrôle visuel avant les rencontres
Le corps arbitral procédera à un contrôle de la couleur des bracelets de tous les participants avant chaque rencontre. Chaque équipe doit être en mesure de prouver l’identité et l’âge de tous ses joueurs si le club adverse en fait la demande. Le défaut de présentation d’une pièce d’identité officielle au sens de l’article 2 ci-dessus entraînera la non-participation du joueur concerné à la rencontre en question.

9.20 Equipement sportif et terrains
Les terrains de l'Italy World Games sont des terrains homologués par les Fédérations compétentes. Certains terrains observent des spécificités relatives à l’équipement des joueurs. Ainsi, il peut d’ores et déjà être noté par les équipes que les chaussures à crampons vissées ne sont pas autorisées sur les revêtements synthétiques. Enfin, l’équipement spécifique à chaque discipline sera précisé dans le règlement sportif spécifique et s’appliquera aux participants du sport concerné.

10. Réclamations

10.11 Sportif
L’ensemble des décisions relevant de la partie sportive sont du ressort des commissions disciplinaires spécifiques à chaque sport. Les décisions des commissions disciplinaires spécifiques sont souveraines. Il est par ailleurs précisé que ces décisions ne peuvent pas faire l’objet de contestations pécuniaires.

10.12 Autres réclamations
Les réclamations fondées sur l’ensemble des prestations non-sportives sont à adresser au service commercial de l'Italy World Games.

10.13 Clause de médiation
En cas de différend, les parties conviennent que préalablement à toute action judiciaire, elles tenteront de résoudre le différend à l’amiable. En cas d’échec de la résolution amiable, elles feront appel à un médiateur professionnel ce qui conformément à l’article 2238 du code civil français aura pour effet de suspendre la prescription de toute action à leur disposition. Les coûts d’intervention sont répartis à hauteur de 50% pour chacune des parties. Elles s’engagent à un entretien individuel et au moins une réunion avec le médiateur en vue de mettre un terme à leur différend.

10.14 Clause attributive de juridiction
Toute action en justice liée aux présentes Conditions Générales d’Inscription sera soumise la compétence exclusive des tribunaux de Paris et du droit français, sauf accord amiable.

11. Droit à l’image

L’acceptation des Conditions Générales d’Inscription par les clubs et joueurs vaut, à défaut d’une information contraire écrite transmise à l'Italy World Games le jour ou au plus tard avant la fin de la semaine de prise de vue, pour autorisation de reproduction et de représentation de photographies et de vidéos en cas de reportage. En conséquence de quoi, le club et les joueurs autorisent l'Italy World Games à diffuser les images prises en rapport avec l’événement. Les images pourront être exploitées et utilisées directement sous toutes formes et tous supports connus et inconnus à ce jour sans aucune limitation de durée (presse, plaquette, affichage, internet…) pour la promotion de l'Italy World Games. Le client reconnait être entièrement rempli de ses droits et ne pourra prétendre à aucune rémunération pour l’exploitation des droits visés par le présent paragraphe. De plus, l’acceptation des Conditions Générales d’Inscription par les clubs et joueurs vaut accord pour la diffusion sur le site web et l’application officielle de l'Italy World Games de l’ensemble des informations sur les joueurs renseignés par les clubs sur l’onglet espace club du site web.

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